Koordinator gällande hotell & deltagarhantering - Föräldravikariat - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Rollens övergripande syfte

Arbeta med flera komplexa uppgifter och projekt med en förståelse och tillämpning av en bred kunskap om praxis och förfaranden i deltagarhanteringsprocessen. Demonstrerar kompetens inom eget expertisområde, svarar på kundernas förfrågningar på icke standardsituationer. Agerar självständigt och hanterar kundrelationer med framgång. Arbetar för att kontrollera kostnader för eget arbete. Prioriterar och organiserar eget arbete för att leverera överenskomna tidsfrister och processer. Hanterar ett antal små/medelstora projekt.

 Dina Huvudsakliga ansvarsområden:

• Kontakter med kunder inom projekten.
• För att koordinera verksamheten inom de olika tjänster MEETX erbjuder främst avseende deltagarhantering som:
  - Sätt upp on-line registeringslänkar
  - Hantering av deltagare via mail och telefon (på engelska och svenska)
  - Hantering av förändringar i befintliga hotell bokningar (individer)
  - Boka rumsblock för projekt
  - Förhandla priser och avbokningsregler gällande hotell
  - Hantering av grupper
  - Information till trycksaker och webbplatser
  - Hantering av finansiella frågor
  - Statistisk rapportering till Projektledare och klient
  - On-site planering och hantering
  - Utvärdering av konferensen efter genomförande
  - Allmän administration o Delta i införsäljningsmöten

 Nyckelkompetens och erfarenhet:

• Erfarenhet från arbete i hotellreception eller hotellbokning
• Minst 2 års erfarenhet av deltagarhantering & hotell
• Goda kunskaper i engelska och svenska både i tal och skrift
• Goda datakunskaper såsom Office (Word, Power Point, Excel)
• Goda sociala, samarbets-och samordningsförmåga
• Stresstålig och serviceinriktad

Vem är du?

Du genomför ditt arbete med stort engagemang och stor drivkraft. Du har lätt för att etablera kontakter såväl externt som internt och utveckla dessa långsiktigt.
Du är en person som är trygg i dig själv, prestigelös samt innehar god förmåga att arbeta självständigt och ta egna initiativ.
Det som är avgörande för att lyckas på tjänsten är din vana att arbeta i team med förändringsarbete, din kompetens i kombination med en mycket god samarbetsförmåga och ett stort engagemang.

Frågor om tjänsten

För mer information om tjänsten är du välkommen att kontakta Marie Jacobsson på telefon 031-7088443 alternativt marie.jacobsson@meetx.se. Vi kommer att göra löpande urval men vill dock ha din ansökan senast 23 juli. Tjänsten är ett vikariat pga föräldraledighet på heltid från den 3 september 2018 tom den 30 juni 2019.